Manual do Mosaic Despachante

Controle de vencimento de CNH e CRLV dos seus clientes, com a cópia de cada documento guardada no sistema, agenda de vistorias, guias, financeiro e avisos pelo WhatsApp.

1. Primeiro acesso

Entre com o usuário e a senha recebidos, crie a sua senha e informe os dados do despachante. Depois conecte o WhatsApp em Sistema > WhatsApp (item 8).

2. Cadastrar cliente e CNH

Clique em Novo cliente, preencha os dados e salve. Na ficha do cliente, use Cadastrar CNH, informe o registro, a categoria e a validade, e anexe a cópia. Informe o telefone com DDD: é para ele que vai o aviso.

3. Cadastrar veículo e CRLV

Na ficha do cliente, use Incluir veículo. Depois use Cadastrar CRLV e informe o exercício e o vencimento do licenciamento, conforme o calendário do Detran da UF, pelo final da placa.

4. Anexar a cópia

Na tela do documento, arraste o arquivo ou clique em Escolher arquivo. Vale PDF, JPG, PNG ou WEBP, até 15 MB cada. No celular dá para tirar a foto na hora. As cópias só abrem para quem entrou no sistema.

5. Acompanhar os vencimentos

O Painel mostra o que está vencido, o que vence em 7 e em 30 dias e o que está sem cópia. Em Vencimentos estão todos os documentos, com filtros por prazo, tipo e busca por nome, CPF, placa ou registro.

6. Avisar o cliente

Com o WhatsApp do sistema conectado, o botão Avisar manda a mensagem direto do número do despachante. Sem a conexão, ele abre o WhatsApp do computador com a mensagem pronta. Nos dois casos a data do aviso fica anotada. O texto do aviso de vencimento é ajustado em Configurações.

7. Renovar

Quando sair o documento novo, clique em Renovar e informe o novo vencimento. O anterior fica guardado como histórico, com as cópias. Use Excluir só para retirar um documento do controle.

8. Conectar o WhatsApp

Em Sistema > WhatsApp (só o administrador), informe o número do despachante com DDD e clique em Conectar. No celular, abra o WhatsApp > Configurações > Aparelhos conectados > Conectar aparelho e leia o QR Code. A tela mostra Conectado sozinha. Se cair, use Reconectar; para trocar de aparelho, Desconectar. Abaixo fica o histórico de tudo o que saiu pelo sistema.

9. Vistorias

Em Rotina > Vistorias (ou na ficha do veículo), use Agendar vistoria com o tipo, a data, a hora, o local e o protocolo. Avisar manda ao cliente o dia, a hora e o local. Depois da vistoria, marque Aprovada, Reprovada ou Não compareceu; reprovada ou falta, use Agendar novamente. A aba Sem resultado mostra as que já passaram e ainda não têm resultado.

10. Guias (IPVA, licenciamento, multas, taxas e CNH)

Os portais oficiais pedem login gov.br ou Acesso Cidadão e, às vezes, a confirmação "não sou robô". Por isso a emissão é feita por você, sem custo. Na ficha do veículo ou do cliente, use Emitir guia: aparecem os portais da UF e a placa, o Renavam e o CPF prontos para copiar. Emitida a guia, registre o valor, o vencimento, a linha digitável e o PDF. Enviar manda a guia ao cliente pelo WhatsApp, com o PDF quando o WhatsApp do sistema está conectado. Marque Paga quando o cliente pagar. Os portais são ajustados em Configurações.

11. Financeiro

Caixa mostra o saldo do caixa e dos bancos e os lançamentos do mês; lance ali entradas e saídas avulsas e transferências entre contas. Em Contas a receber e Contas a pagar, lance à vista ou parcelado (dividindo o total ou repetindo todo mês). Para registrar o pagamento, abra a conta e use Registrar recebimento ou Registrar pagamento: o valor entra no caixa ou no banco escolhido. Se errar, use Estornar baixa. Cobrar manda ao cliente o valor, o vencimento e a chave Pix. Na guia, Cobrar do cliente já lança o valor dela no contas a receber.

12. Relatórios

Em Relatórios há vencimentos, agenda de vistorias, guias, caixa e contas em aberto. O relatório abre em outra aba, com o cabeçalho do despachante; use Imprimir ou salvar em PDF.

13. Processos (ordens de serviço)

Em Rotina > Processos fica o quadro com as etapas Aberto, No Detran, Pronto e Entregue. Use Novo processo, escolha o veículo (ou o cliente) e marque os serviços: os valores e os documentos que o cliente precisa trazer já entram. As setas do cartão mudam a etapa. Dentro do processo ficam os itens com a taxa separada do honorário, o lançamento no contas a receber, o protocolo de documentos, os arquivos, o histórico e a impressão da OS. Ao passar para Pronto, o cliente é avisado pelo WhatsApp quando o aviso automático está ligado.

14. Tabela de serviços

Em Cadastros > Serviços o administrador cadastra cada serviço com a taxa do órgão (repasse), o honorário (ganho do escritório), o prazo médio e os documentos que o cliente traz, um por linha.

15. Recibos e protocolo

No processo, marque o que o cliente deixou (Marcar recebido) e o que foi devolvido. Recibo de entrada e Protocolo de devolução saem prontos para assinar. Na conta a receber já recebida, Imprimir recibo gera o recibo com o valor por extenso.

16. Avisos automáticos

Em Sistema > Configurações, ligue os avisos automáticos e escolha com quantos dias de antecedência avisar o vencimento (ex.: 30, 7, 0) e a hora. Precisa do WhatsApp do sistema conectado. Cada aviso sai uma vez só e fica no histórico em Sistema > WhatsApp.

17. Importar CRLV-e

Em Cadastros > Importar CRLV-e, escolha o PDF do CRLV-e (o digital, baixado da Carteira Digital de Trânsito ou do Detran). O sistema lê os dados, você confere, informa o vencimento do licenciamento (ele não vem no CRLV) e grava: cliente, veículo e CRLV com o PDF anexado. Foto ou documento escaneado não tem texto para ler.

18. Link para o cliente mandar documentos

No processo ou na ficha do cliente, em Pedir documentos, escreva o que ele deve mandar e crie o link. Mande pelo WhatsApp: o cliente abre no celular, tira a foto ou escolhe o PDF, sem login. Os arquivos aparecem no processo. O link vence no prazo escolhido e pode ser desativado.

19. Procuração e declarações

Em Rotina > Procuração e declarações, escolha o modelo, o cliente e o veículo e clique em Gerar: o documento sai preenchido para imprimir. O administrador edita os textos e cria modelos novos com as variáveis listadas na tela. São documentos particulares, não formulários oficiais do Detran.

20. Multas e recursos

Em Rotina > Multas e recursos, cadastre a multa: infração (lista do Código de Trânsito, com valor e pontos), auto de infração, datas e o prazo final que consta na notificação. O sistema avisa quando a notificação saiu depois de 30 dias da infração (art. 281, § 1º, II) ou o prazo de defesa foi menor que 30 dias (art. 281-A). Marque as teses, escreva o relato do cliente e clique em Gerar texto: sai um rascunho para você revisar, salvar e imprimir.

21. Permissões

Em Sistema > Usuários, o administrador escolhe o que cada usuário comum pode acessar: financeiro, relatórios, multas e excluir registros.

Suporte

Mosaic Sistemas e Soluções, WhatsApp (22) 99838-6543.